איך לתכנן אירוע חברה מאפס?

"אפשר לא עוד פעם בריכה?" "אולי נעשה משהו אחר ולא שוב סיור ביקב?" כל השנה אנחנו במשרד, למה ביום גיבוש אי אפשר לצאת קצת למקום אחר?" ועוד שאלות שונות עולות באוויר בתקופה שלפני פרסום אירוע החברה. ואז היחידה האחראית בארגון נכנסת ללחץ, יוצרת קשר עם ספקים שונים, טבלאות אקסל בלי סוף ובעיקר לחץ ותסכול.

ובאמת, אירוע חברה הוא יום שיא של כל ארגון מבחינת העובדים, שהם ליבו הפועם. וההנהלה רוצה לפרגן ולתכנן אירוע חברה הולם, מכובד, רלוונטי, מגבש ומוציא מהשגרה.

"פרוצ'י הפקות", החברה המובילה בישראל להפקות אירועים, גיבושים וכנסים כבר עשרות שנים, משתפת אותנו בכמה טיפים ועצות זהב.

תשאלו את עצמכם 3 שאלות

לא לא, אנחנו לא מלמדים אתכם לספור בשקט ולנשום. אבל יש 3 דברים חשובים שחייבים לקחת בחשבון כדי להתחיל תכנון של הפקות אירועים.
1. למה? – מה מטרת האירוע? יום גיבוש? יום כיף? הרמת כוסית לשנה החדשה או לכבוד חג? טיול? השקת מוצר חדש? הגדרת מטרת האירוע מראש עושה סדר כדי שנדע איזו פעילות מתאימה לאירוע.

2. למי? כמו שכתבנו בתחילת הכתבה – אחת מהנקודות הרגישות בתחום הפקות האירועים היא ההתאמה לקהל היעד. ארגון שרובו מורכב מאוכלוסיה צעירה לרוב פחות מתחבר לסיורים במוזיאונים יעדיף פעילות שתכלול לא רק ישיבה באותו מקום וצפייה בהרצאות. אוכלוסיה צעירה תרצה פעילות בשטח, פעילות ששוברת את השגרה כמו נסיעה ליעד מרוחק יחסית, פעילות שטח, פעילות שמגבשת ויוצרת אווירה טובה וקשר חזק יותר בין העובדים. לארגון עם עובדים ותיקים יותר מתאים אירוע עם פעילות סולידית, הדרכות וכו'.
   אנשים העובדים במפעל ייצור, נהיגה ועבודה פיזית בהחלט ייתכן שיעדיפו אירוע הכולל מנוחה, רוגע, פינוק כמו יום ספא בבית מלון ולוח זמנים רגוע בלי פעילות פיזית.
   לעובדי הייטק, מטה ומנהלה שנמצאים כל היום במשרד בלי יציאות מהמשרד מתאים כן לשבור את השגרה בפעילות שטח, טיול ג'יפים, סדנת בישול או משימות ניווט בשטח אורבני.
   לכן תחום הפקות האירועים דורש תכנון, מחשבה, התאמה ולהבין את קהל היעד, פרסום סקר כדי להבין מהן סדרי העדיפויות, האם יש פעילות שהיא משותפת לרבים מהם או פעילות שהרוב מתנגדים לה.
3. כמה? מה התקציב שהוקצה עבור אירוע חברה. במחשבה ראשונה מדובר בסעיף שהוא מגביל, מצמצם, מלחיץ. אבל האמת היא שתקציב נותן מסגרת ברורה ומגדיר את גבולות הגזרה. כשיש תקציב נתון אנחנו יודעים מה יכול להיות באירוע ומה לא ההחלטות הופכות למהירות ומדויקות יותר.

קונספט – המצפן שנותן לכם כיוון

מצד אחד אנחנו רוצים אירוע מעניין ומושך שברור מה הקו שלו ושלא יהיה מפוזר. מצד שני אנחנו רוצים שכלל העובדים ייהנו ולכן אולי עדיף שתהיינה פעילויות ותכנים מגוונים ושונים.
הפתרון החכם בעולם הפקות האירועים הוא לדעת לשלב בין השניים. לשמור על מסגרת ברורה של פעילות עם חוט מקשר ותכנית אחת. לא אירוע שמגביל אותנו לתחום מצומצם של פעילויות אלא אירוע עם מצפן, קו כללי, עם קשר בין ביניהן למרות שהן יכולות להתאים לקהלי יעד שונים.
בחירת קונספט היא החלטה חשובה כי בדומה לתקציב, היא נותנת לנו מסגרת. אם אירוע מתקיים סביב שוק מחנה יהודה, ניתן לשלב בו חלקים המתאימים לקהלי יעד מגוונים. חלק רוצים אוכל רחוב, חלק יעדיפו להתפנק עם גבינות ויין. קבוצה שלישית תרצה מהמאפים המיוחדים שיש לשוק להציע.
כך קל יותר להחליט מהי מסגרת האירוע ובתוכה אנחנו מתאימים את הפעילויות השונות לקהל העובדים.

סגירת אירוע בראש שקט

תכנון אירוע חברה הוא משימה מורכבת הדורשת תשומת לב, ירידה לפרטים והכרת קהל העובדים. פרוצ'י הפקות, החברה המובילה בישראל להפקות אירועים, ימי גיבוש וכנסים, יודעת להוביל ולנהל אירועי חברה כבר עשרות שונים כולל של החברות הגדולות במשק.

מוזמנים ליצור קשר איתנו. אנחנו נבנה יחד אתכם תוכנית לאירוע החברה שלכם שיהיה יום בלתי נשכח מלא בחוויות וזכרונות טובים עבור כלל עובדי הארגון.
אם אתם חלק אינטגרלי ובלתי נפרד מהעובדים האחרים ומהארגון, מגיע גם לכם להנות מהאירוע במקום להיות עסוקים ולדאוג שהכל ידפוק כמו שעון. תשאירו לנו את ההתארגנות ואת הכנת הטקס, את ההתעסקות בבלת"מים ואת כאב הראש.

חזרה לאירועים