כמה עולה הטמעת מערכות מידע?

יותר ויותר חברות ועסקים פונים להטמעת מערכות מידע (CRM) כדי לייעל את העבודה, את קשרי הלקוחות ורמת הרווחים. מדובר בהשקעה כספית לא קטנה – אך משתלמת. כדי לעזור לכם בבחירת המערכת המתאימה, הכנו לכם מדריך על סוגי המערכות והמחירים.

 

אז על איזה טווח אנחנו מדברים?

הדבר תלוי בגודל החברה שלכם, בצרכי החברה וברמת המורכבות של פעילותה. אם מדובר בחברה קטנה שמשימותיה אינן מורכבות במיוחד, תצטרכו לשלם פחות. אם מדובר בחברה גדולה שדורשת אופרציה מורכבת המחיר יתחיל לעלות. המערכת המובילה היום בתחום ה-CRM (Customer relationship management) היא סיילספורס. מחיר הבסיס כולל הטמעה נע בין 10,000 ₪ ל-30,000 ₪ בערך, לפי רמת המערכת.

 

הרחבות

מעבר למערכת הבסיסית קיימות הרחבות רבות. הן כוללות בין היתר חתימה דיגיטלית, פורטל לניהול חשבוניות, ניהול יומן שיבוצים, מס"ב ספקים, מס"ב לקוחות ועוד. מחירי ההרחבות נעים בין כמה אלפי שקלים בודדים להרחבה אחת, לעשרות אלפי שקלים להרחבה אחת.

 

איך אבחר את הגירסה המתאימה לי?

כדי לקבל הצעת מחיר מדוייקת, עליכם להכין מראש מסמך RFP (Request for Proposal). עליכם יהיה לכלול בו את כל המידע על החברה שלכם. אתם יכולים להיות רגועים – אין דרך אחת נכונה לכתוב מסמך RFP. המסמך רק מפרט אודות עיסוקכם וצרכיכם בפירוט מספיק בשביל הצעת מחיר הוגנת.

 

מה צריך לכתוב במסמך RFP?

 

ספרו על החברה ומטרתה

אחרי שאתם בוחרים ספק עליכם לספר לו בקצרה על החברה. ספרו על המטרות והפרויקטים שלכם, וגם על קשיים מן היום-יום. עליכם גם להגדיר יעדים: האם להתגבר על קשיי מעקב קשרי לקוחות, למשל, או תחזוק קשרים קיימים. פרטו מה מספר הנפשות הפועלות בחברה כולה, ועד כמה שאפשר – כמה אנשי צוות ישתמשו במערכת ובאיזה סוג של מידע ישתמשו.

 

כן, עליכם לומר מה התקציב שלכם

כאמור, הטמעת מערכות היא עסק לא זול ורגיש. כדי לקבל פרופורציה, הספק שקרא על צרכיכם גם יצטרך לדעת מה אתם יכולים להרשות לעצמכם, כדי להתאים את המערכת לצרכים שלכם עד כמה שניתן. בנוסף, השיתוף בתקציב גם יעיד על רצינות בעיניו של הספק. אך חשוב מאוד לזכור – הצעת המחיר נגזרת תמיד מהצרכים שלכם, לכן אל תקבלו הצעות מחיר בלי זה.

 

לוח זמנים

הטמעת המערכות לוקחת זמן וכסף, לכן עליכם להגדיר לו"ז שתואם לתקציב שכבר אושר. כללו במסמך לפחות תאריך התחלה, ואם אפשר גם תאריך סיום רצוי.

 

מוכנים? מצאו ספק אמין

שפת הקוד של סיילספורס היא מסובכת ביותר, והספק יתקשה להסביר לכם אותה אם לא תגדירו את צרכיכם ברמה מספיקה. השקיעו מראש זמן במסמך RFP כדי להגיע מוכנים וכדי ליצור שפה משותפת עם הספק שלכם. קראו חומרים רלוונטיים, התייעצו עם מי שכבר ביצע הטמעת מערכות, על מנת לקבל את ההחלטה הטובה ביותר בשבילכם.