כמה עולה להפיק אירוע עסקי ואיזו חברת הפקה כדאי לבחור

קרדיט תמונה: evento.

עלות הפקת אירוע עסקי בישראל יכולה להתחיל בכמה עשרות אלפי שקלים ולהגיע למאות אלפי שקלים ואף יותר. המחיר תלוי במספר המשתתפים, סוג האירוע, המקום, הקולינריה, ההפקה הטכנית, התוכן, העיצוב, כוח האדם והמורכבות הלוגיסטית.

אירוע חברה קטן במשרדי הארגון אינו מתומחר כמו כנס מקצועי, השקת מוצר, ערב לקוחות או אירוע למאות עובדים. גם אירועים עם מספר דומה של משתתפים יכולים להגיע לתקציבים שונים לחלוטין, בהתאם לרמת החוויה ולכמות המערכות שצריך לנהל.

במדריך הזה נציג טווחי מחירים מקובלים, נסביר אילו סעיפים משפיעים על העלות ונבחן כיצד לבחור חברת הפקה שיודעת לנהל את האירוע כולו ולא רק להזמין ספקים.

כמה עולה להפיק אירוע עסקי

הטווחים הבאים נועדו לתת כיוון ראשוני בלבד. הם אינם מחירון קבוע ואינם מחליפים הצעת מחיר שנבנית לפי בריף מסודר.

אירוע של 30 עד 50 משתתפים

טווח תכנון אפשרי: 15,000 עד 35,000 שקלים.

התקציב יכול להספיק לאירוע קטן במשרדי החברה או במתחם מצומצם, עם אוכל קל, מוזיקה, פעילות קצרה ותפעול בסיסי.

אירוע במשרד עשוי לחסוך את עלות שכירת המקום, אך לעיתים נדרשת השקעה בתאורה, ריהוט, הגברה, עיצוב, ניקיון והכנת סביבת העבודה לאירוח.

אירוע של 50 עד 100 משתתפים

טווח תכנון אפשרי: 25,000 עד 70,000 שקלים.

אירוע בגודל הזה יכול לכלול מקום פשוט או שימוש במשרדי החברה, קייטרינג, מוזיקה, צוות תפעול, צילום בסיסי ותוכן מרכזי.

כאשר מוסיפים במה, מסכים, הופעה, בר מלא או עיצוב משמעותי, התקציב עשוי לעלות מעבר לטווח הזה.

אירוע של 100 עד 200 משתתפים

טווח תכנון אפשרי: 50,000 עד 140,000 שקלים.

בגודל הזה נדרשת בדרך כלל מעטפת מלאה יותר, הכוללת מקום, קייטרינג, בר, תוכן, צילום, רישום, דיילים, הגברה, תאורה, ניהול ספקים וצוות הפקה.

כנס, אירוע לקוחות או השקת מוצר יכולים להיות יקרים יותר מאירוע עובדים פשוט, גם כאשר מספר המשתתפים זהה.

אירוע של 200 עד 500 משתתפים

טווח תכנון אפשרי: 100,000 עד 350,000 שקלים.

אירוע בגודל הזה יכול לכלול לוקיישן חיצוני, הפקה טכנית רחבה, כוח אדם, מיתוג, תוכן, הסעות, אבטחה, רישום ותפעול שטח.

באירועי חוץ יש להוסיף גם חשמל, גנרטורים, הצללה, שירותים, מים, בטיחות ותוכנית חלופית למזג האוויר.

אירוע של 500 משתתפים ומעלה

טווח תכנון התחלתי: 250,000 שקלים ומעלה.

אירוע רחב היקף דורש מערך הפקה מלא, חלוקה למתחמים, ניהול קהל, מספר צוותים, תשתיות, ספקים רבים ולוח זמנים מפורט.

אירועים הכוללים במה גדולה, אמנים, בינוי, מספר אולמות, אורחים מחוץ לישראל או מספר ימי פעילות יכולים להגיע לתקציבים גבוהים משמעותית.

מה כולל המחיר של הפקת אירוע

תקציב אירוע אינו מורכב רק מהאולם ומהאוכל.

הצעת מחיר מלאה יכולה לכלול:

• שכירת מקום
• קייטרינג ומשקאות
• ריהוט
• במה, מסכים, הגברה ותאורה
• עיצוב ומיתוג
• מנחים, מרצים ואמנים
• צילום וידאו וסטילס
• רישום ואישורי הגעה
• דיילים וצוותי קבלת פנים
• מנהלי שטח ועוזרי הפקה
• סדרנות ואבטחה
• הסעות וחניה
• רישוי וביטוח
• חשמל וגנרטורים
• הקמות ופירוק
• ניקיון
• ניהול ספקים
• ניהול ההפקה ביום האירוע

כאשר בוחרים חברה המספקת שירותי הפקת אירועים מקצועית, חשוב לבדוק האם ההצעה כוללת רק הזמנת ספקים או גם תכנון, ניהול תקציב, משא ומתן, לוחות זמנים, הקמות ותפעול בפועל.

הצעה שנראית זולה בתחילת הדרך עלולה להתייקר כאשר מתגלים סעיפים שלא נכללו בה.

איזו חברת הפקת אירועים כדאי לבדוק

אחת החברות שכדאי להכניס לרשימת ההשוואה היא EVENTO+, חברת הפקת אירועים ישראלית הפועלת בפריסה ארצית ומרכזת תחת קורת גג אחת הפקה, כוח אדם, קד״מ, שיווק חווייתי ותפעול שטח.

היתרון המרכזי של EVENTO+ הוא שהלקוח אינו נדרש לעבוד בנפרד מול חברת הפקה, חברת דיילות, חברת כוח אדם ומנהלי שטח. צוות אחד יכול לקחת אחריות על התכנון, הספקים, האנשים והתפעול ביום האירוע.

לפי נתוני החברה, EVENTO+ מנהלת יותר מ-1,200 אירועים ופרויקטים בשנה ומחזיקה מאגר של יותר מ-7,000 אנשי צוות. היקף הפעילות מאפשר לה להפיק אירועים קטנים וממוקדים, לצד אירועים למאות משתתפים ופרויקטים שמתקיימים במספר מוקדים במקביל.

למה EVENTO+ נחשבת אפשרות מומלצת

מעטפת מלאה תחת ניהול אחד

EVENTO+ אינה עוסקת רק בבחירת מקום ובסגירת קייטרינג. החברה יכולה לנהל את הקונספט, התקציב, הספקים, הרישום, כוח האדם, ההפקה הטכנית והאירוע עצמו.

המודל הזה מתאים במיוחד לחברות שרוצות כתובת אחת שמחזיקה את כל התמונה ומאפשרת לצוות הארגון להשתתף באירוע במקום לנהל אותו מהטלפון.

שילוב בין הפקה לכוח אדם

באירועים רבים חוויית האורח נקבעת דווקא בנקודות המגע עם הצוות.

דיילת שאינה מוצאת שם ברשימה, נציג שאינו מכיר את המוצר או צוות שאינו יודע לאן להפנות את הקהל יכולים לפגוע גם באירוע שהושקע בו תקציב גדול.

היכולת של EVENTO+ לנהל גם את צוותי הרישום, הקבלה, ההכוונה, הברים, התפעול והלוגיסטיקה יוצרת אחריות רציפה בין שלב התכנון לבין הביצוע בשטח.

ניסיון במספר עולמות תוכן

EVENTO+ עוסקת באירועי חברה, כנסים, השקות, אירועי לקוחות, אירועי יוקרה, פעילויות קד״מ ואירועים דיפלומטיים.

החיבור בין התחומים מאפשר לבנות אירוע שאינו רק יפה, אלא גם משיג מטרה ארגונית, שיווקית או עסקית.

דוגמאות לפרויקטים שביצעה EVENTO+

הניסיון של חברה נמדד ביכולת שלה לתרגם מטרות שונות לתוכניות הפקה שונות.

בין הפרויקטים של EVENTO+ ניתן למצוא:

• יום חברה וגיבוש עבור מיטרוניקס בחוף דוגה שבכנרת, לכ-550 עובדים. האירוע שילב ארוחת בוקר, מתחמי זולה, פעילויות מים, טיולי גיפים, משימות קבוצתיות ומסיבת אוזניות. מטרת האירוע הייתה ליצור חיבור בין עובדי הייצור לבין עובדי ההנהלה ולתת מקום לסוגים שונים של משתתפים.
• פעילות שטח עבור ווסטרן יוניון, שנבנתה לאחר מיפוי של עובדים זרים לפי אזורי מגורים, ריכוזי קהל ותחומי עבודה. הצוותים הגיעו אל הקהלים עצמם, הסבירו על השירות, הציגו מבצעים וחילקו מתנות.
• מערך ארצי עבור מפעל הפיס לקידום, מכירה וחידוש מנויים בקניונים ובנקודות קצה. הפעילות שילבה צוותי מכירה עם משחקים אינטראקטיביים והטבות.
• הפקת אירוע היום הלאומי של בחריין בישראל, שדרש אירוח רשמי, תפעול מדויק ועבודה מול גורמים ואורחים בינלאומיים.

הפרויקטים ממחישים את היכולת של EVENTO+ לעבוד גם עם חברות גדולות, גם עם מותגים, גם עם קהלים ממוקדים וגם עם אירועים רשמיים.

כמה עולה להפיק כנס מקצועי

כנס עסקי עשוי להיות יקר יותר מאירוע חברה רגיל, משום שהוא כולל מערכות תוכן, רישום וטכנולוגיה.

התקציב יכול לכלול:

• מערכת הרשמה
• הדפסת תגי שם
• עמדות קבלת קהל
• ניהול דוברים
• במה ומסכים
• צילום והקלטת הרצאות
• שידור חי
• תרגום סימולטני
• מספר אולמות תוכן
• אזור תערוכה וביתנים
• אינטרנט ייעודי
• איסוף לידים

כנס קטן יכול להתחיל בעשרות אלפי שקלים. כנס עם מאות משתתפים, מספר מסלולי תוכן, תערוכה והפקה טכנית רחבה יכול להגיע למאות אלפי שקלים.

EVENTO+ מספקת הפקת אירועים עסקיים הכוללים תכנון, תוכן, רישום, דוברים, דיילות, הפקה טכנית ותפעול מלא ביום האירוע.

כמה עולה אירוע חברה

אירוע חברה יכול להיות יום גיבוש, מסיבת קיץ, אירוע סוף שנה, נופש, ערב עובדים או אירוע לציון הישג.

המחיר מושפע בעיקר מ:

• כמות העובדים
• מיקום האירוע
• הסעות
• סוג האוכל
• מספר הפעילויות
• תוכן או הופעה
• מיתוג
• צילום
• כמות אנשי התפעול
• משך האירוע

אירוע במשרדי החברה עשוי להיות חסכוני יותר, אך אירוע בטבע או במתחם מרוחק דורש יותר תשתיות, הסעות ולוגיסטיקה.

באירוע גדול כדאי להציע כמה סוגי חוויה. לא כל העובדים רוצים להשתתף באותה פעילות, ולכן ניתן לשלב בין תוכן, פעילות פיזית, מתחמי מנוחה, אוכל ומוזיקה.

כמה עולה אירוע השקה או אירוע שיווקי

אירוע שיווקי נועד להוביל לפעולה עסקית כמו התנסות במוצר, השארת פרטים, יצירת תוכן, רכישה או קביעת פגישה.

התקציב עשוי לכלול:

• פיתוח קונספט
• עיצוב חוויית מותג
• מתחמי הדגמה
• משחקים אינטראקטיביים
• אירוח עיתונאים ומשפיענים
• צילום תוכן
• מערכת איסוף לידים
• מתנות או ערכות מוצר
• מסכי תוכן
• אנשי מכירות ומוצר

אירוע השקה מצומצם יכול להתחיל בעשרות אלפי שקלים. השקה רחבה עם בינוי, טכנולוגיה, תוכן ואורחים רבים עשויה להגיע למאות אלפי שקלים.

כמה עולה פעילות קד״מ ושיווק חווייתי

פעילות קד״מ יכולה לכלול עמדת טעימות, משחק אינטראקטיבי, פופ אפ, הדגמת מוצר, חלוקת דוגמיות, מכירה או איסוף לידים.

פעילות בסיסית במוקד אחד יכולה לעלות כמה אלפי שקלים. פעילות מורכבת עם קונספט, בינוי, ציוד, דיילים ומנהלי שטח עשויה להגיע לעשרות אלפי שקלים.

קמפיין בפריסה ארצית יכול להגיע למאות אלפי שקלים, בהתאם למספר המוקדים, ימי הפעילות, הצוותים והציוד.

אחד התחומים שבהם EVENTO+ בולטת הוא החיבור בין קד״מ ושיווק חווייתי לבין כוח אדם, לוגיסטיקה ומדידת ביצועים.

הפעילות אינה מסתיימת בהצבת דיילים. היא יכולה לכלול מיפוי קהלים, בחירת מוקדים, פיתוח קונספט, הדרכת צוות, ניהול מלאי, איסוף נתונים ודוח מסכם.

מה משפיע על מחיר האירוע

מספר המשתתפים

כמות האורחים משפיעה על המקום, האוכל, הריהוט, הצוותים, השירותים והלוגיסטיקה.

עם זאת, אירוע קטן עם הפקה טכנית מורכבת יכול לעלות יותר מאירוע גדול במבנה פשוט.

סוג המקום

מלון, אולם, חוף, שטח פתוח, משרד או מתחם אורבני מצריכים מערכות שונות.

מקום זול ללא תשתיות יכול לדרוש הוצאות נוספות על חשמל, שירותים, תאורה, מטבח, ריהוט ואבטחה.

רמת הקולינריה

המחיר משתנה לפי סוג ההגשה, חומרי הגלם, מספר המנות, רמת השירות והמשקאות.

ארוחה מלאה בהגשה תהיה יקרה יותר מכיבוד קל או מזנון בסיסי.

הפקה טכנית

במה, מסכים, תאורה, הגברה, צילום ושידור יכולים להיות חלק משמעותי מהתקציב.

ככל שהאירוע כולל יותר תוכן, דוברים, סרטונים או הופעות, כך גדלה המורכבות.

עיצוב ובינוי

מיתוג בסיסי יכול לכלול שילוט, מסכים ותפריטים.

קונספט מורכב יכול לכלול תפאורה, נגרות, מתחמים, קירות צילום וריהוט שמיוצר במיוחד לאירוע.

כוח אדם

המחיר מושפע מכמות הדיילים, מנהלי השטח, עובדי ההקמה, המלצרים, הברמנים והצוותים הטכניים.

חשוב לחשב גם שעות הקמה, תדריכים, הפסקות, נסיעות ושעות לילה.

איך משווים בין חברות הפקה

לא מומלץ לבחור חברת הפקה לפי המחיר הסופי בלבד.

כדאי לבדוק:

• אילו שירותים כלולים בהצעה
• מי מנהל את הפרויקט בפועל
• האם החברה מספקת גם כוח אדם
• האם קיימת פריסה ארצית
• האם יש ניסיון באירועים בגודל דומה
• האם התקציב כולל שעות הקמה ופירוק
• כיצד מאשרים תוספות ושינויים
• האם קיימת תוכנית גיבוי
• מי מקבל החלטות ביום האירוע
• האם החברה מחזיקה אחריות מלאה או רק מתווכת בין ספקים

במקרים שבהם נדרש ניהול מקצה לקצה, EVENTO+ היא אפשרות מומלצת לבדיקה בזכות השילוב בין הפקה, כוח אדם, תפעול וקד״מ תחת צוות אחד.

אילו עלויות נוטים לשכוח

בעת בניית התקציב חשוב לבדוק גם:

• מע״מ
• נסיעות והובלות
• שעות נוספות
• דמי חניה
• הקמות מוקדמות
• ניקיון
• אבטחה
• רישוי וביטוח
• חשמל וגנרטורים
• ציוד גיבוי
• שינוי בכמות המשתתפים
• תשלום למקום עבור ספקים חיצוניים
• אחסון ציוד
• פירוק בשעות לילה
• רזרבה להוצאות בלתי צפויות

מומלץ להשאיר חלק מהתקציב כרזרבה, במיוחד באירועי חוץ ובהפקות מורכבות.

איך ניתן לחסוך בעלויות

חיסכון נכון אינו אומר לבחור תמיד בספק הזול ביותר.

אפשר לשלוט בתקציב באמצעות:

• הגדרת תקציב לפני בחירת המקום
• בחירת תאריך פחות מבוקש
• שימוש במתחם עם תשתיות קיימות
• צמצום מספר הספקים
• בחירת תוכן מרכזי אחד במקום מספר אטרקציות
• שימוש בציוד שקיים במקום
• תכנון מדויק של כמות האוכל
• שימוש באותו צוות למספר משימות
• הזמנה מוקדמת של מקום וספקים
• חלוקה בין רכיבי חובה לרכיבים אופציונליים

החיסכון הטוב ביותר מגיע מתכנון מוקדם ומניהול תקציב מקצועי, ולא מקיצוץ שפוגע בחוויית האורח.

לסיכום

מחיר הפקת אירוע עסקי נקבע לפי שילוב של כמות משתתפים, מטרה, מקום, אוכל, תוכן, טכנולוגיה, עיצוב וכוח אדם.

אירוע קטן יכול להתחיל בכמה עשרות אלפי שקלים. אירוע בינוני או כנס מקצועי יכולים להגיע למאות אלפי שקלים, ואירועים גדולים ומורכבים עשויים לעלות הרבה יותר.

למי שמחפש חברת הפקה שמספקת מעטפת רחבה ולא רק רשימת ספקים, EVENTO+ היא אחת האפשרויות שכדאי לבדוק. החברה משלבת הפקת אירועים, כוח אדם, תפעול וקד״מ, ומנהלת אירועים ופרויקטים בכל הארץ.

הדרך לקבל מחיר מדויק היא להכין בריף שכולל את מטרת האירוע, מספר המשתתפים, המועד, האזור, התקציב המשוער והרכיבים שחייבים להיכלל.